Le procès-verbal de tout CE intègre les délibérations et permet à chacun d’être informé des décisions de ses représentants. Le PV du CE est donc un outil indispensable à tout représentant du personnel. Et surtout à tout salarié !
Elus du personnel, c’est votre support de communication principal du CE. Il devient votre vitrine. II est donc primordial de bien le rédiger. Mais aussi d’en comprendre tout l’intérêt !
Pourquoi un PV et qui le rédige ?
Mais aussi pourquoi votre PV doit être réalisé avec beaucoup de soin ? Parce que c’est la loi, pour commencer. Selon l’article R2325-3, les délibérations du CE doivent toutes être consignées dans des procès-verbaux.
Le PV est donc indispensable pour les raisons suivantes. C’est :
- Un document officiel pour retracer les délibérations du CE, indispensable pour la banque, le tribunal, l’inspection du travail, etc.
- Une preuve des engagements pris en réunion par l’employeur et par les élus. Les salariés pourront faire valoir leurs droits en fonction de ces écrits ;
- Une preuve pour l’administration pour s’assurer que la consultation du CE a bien eu lieu (ex : licenciement d’un élu) ;
- Une archive indispensable, notamment pour les nouveaux : fonctionnement, décisions, objectifs et travaux du CE.
Outil de communication indispensable, le PV doit bénéficier d’une rédaction qui est le reflet fidèle et objectif de chaque réunion.
Le secrétaire le rédige, le transmet à l’employeur (dans les 15 jours suivant la réunion) pour être adopté par les membres du CE à la réunion suivante, avant d’être communiqué au reste de l’entreprise.
Que mettre dans un PV du CE ?
Le code du travail est clair sur ce point. Le PV, établi par le secrétaire, doit au moins contenir le résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Quelques conseils et astuces de rédaction !
Le mot à mot des prises de parole n’est pas obligatoire. Pour une rédaction fluide, écrivez simple et direct. Pas de mélange des temps de conjugaison, essayez de tout conjuguer au présent. Mais aussi, pas de rédaction superflue. Prenez comme principe :
- Une idée = une phrase ; deux idées = deux phrases ;
- Un fait = une phrase : deux faits = deux phrases ;
- Une phrase : sujet + verbe et Cod.
La structuration des points essentiels à intégrer dans votre PV :
- Date et le lieu de la séance ;
- Noms des présents et des excusés, avec leurs titres : président, secrétaire, titulaire, suppléant… ;
- Heures de début et de fin ;
- Toute information communiquée par la direction en réunion ;
- Discussions et échanges, suivant l’ordre du jour, puis les débats et votes ;
- Questions que ces informations et discussions ont provoquées et les réponses apportées.
Approbation et signature : Oui ? Non ?
Si vous êtes secrétaire CE, vous devez faire approuver le PV, à la majorité, à la prochaine réunion, par les membres, employeur compris. Aucun texte n’oblige le secrétaire et le président à cosigner le PV. Le secrétaire peut signer seul. Lui seul est légalement responsable de la rédaction.
Attention au délit d’entrave !
Il est important de faire rédiger le PV final uniquement par votre secrétaire du CE. Lui seul détient ce pouvoir de rédaction. Surtout pas de délégation de rédaction à l’employeur ! Car il s’agirait là d’une entrave au fonctionnement régulier du CE. Et le PV serait entaché d’une fragilité juridique. Même élément si l’employeur impose un(e) employé(e) de l’entreprise, non membre du comité, à la rédaction de ce même PV. Ici encore, il y a délit d’entrave.
Par contre, avec accord des élus, la prise de note peut être effectuée par un membre du personnel de l’entreprise, du CE ou un prestataire externe. Ce dernier est parfois pris en charge financièrement par l’entreprise. Le secrétaire, avec ces notes, élabore ensuite le PV.
Dans le cas où le secrétaire du CE serait absent de la réunion, comment faire ? Il suffit de choisir un secrétaire de séance parmi les titulaires, alors responsable de la rédaction du PV.
Cas spécial de la réunion CE/DUP !
Les réunions de la délégation unique du personnel sont différentes. Elles sont décomposées en deux ou trois séquences obligatoire et légales : DP, CE et parfois CHSCT. Chaque partie à son type de PV :
- Le secrétaire rédige le PV de la réunion du CE et du CHSCT appartenant à la DUP ;
- L’employeur rédige les réponses aux questions des DP inscrite sur le registre spécial. Il doit répondre au plus tard dans les 6 jours ouvrables.
