Réunion du CSE : comment et quand les organiser ?

À défaut d’accord, le CSE doit se réunir au moins une fois par mois ou tous les deux mois selon les cas. Comment préparer la réunion du CSE ? AXIUM Expertise détaille les étapes.

Réunir le CSE : à quelle fréquence ?

À quelle fréquence doit-on réunir le CSE ? Tout dépend de la taille de l’entreprise. La loi instaure un minimum légal fixé à :

• Une réunion tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés
• Une réunion par mois pour les entreprises de 300 salariés et plus, ainsi que pour les établissements des entreprises de 300 salariés et plus

Il est possible de modifier cette fréquence par un accord d’entreprise majoritaire, ou par un accord entre l’employeur et le CSE si l’entreprise ne dispose pas de délégué syndical. Aussi, si les membres du comité social et économique le demandent, ils peuvent organiser une seconde réunion mensuelle.

Dans quel délai de prévenance avant une réunion ?

C’est à l’employeur de fixer le lieu et la date de chaque réunion. Les membres du CSE ne peuvent pas imposer de calendrier, mais celui-ci peut bien être établi de commun accord.

L’article L2315-29 du code du travail stipule que l’ordre du jour de chaque réunion du CSE doit être « établi par le président et le secrétaire ». La présidence du CSE est occupée par l’employeur. C’est donc à lui d’informer de la tenue des réunions et de communiquer l’ordre du jour aux élus du comité social et économique. Il s’agit d’un document important, dans la mesure où il renseigne toutes les délibérations qui feront l’objet d’un vote.

C’est l’article L 2315-30 du code du travail qui exige de l’employeur qu’il transmette l’ordre du jour à tous les membres du CSE, y compris les suppléants. En effet, cela permettra à ces derniers d’être informés des enjeux au cas où ils seraient amenés à remplacer un titulaire.

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, l’employeur doit communiquer l’ordre du jour aux membres du CSE, mais également à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale. Ces documents doivent être communiqués au moins 3 jours calendaires avant la date de la réunion.

Comment préparer une réunion du CSE ?

Vous êtes élu au CSE et avez besoin de réfléchir en amont aux délibérations qui auront lieu ? Pour ce faire, vous pouvez organiser une réunion préparatoire. C’est l’occasion de débattre sur l’ordre du jour, analyser les documents fournis par l’employeur, se confronter aux avis des autres membres du CSE, et bien sûr, construire des objectifs pour l’entreprise. D’autant plus que la loi vous autorise à imputer le temps de ces réunions préparatoires sur vos heures de délégation.

À noter : vous n’êtes pas obligés d’attendre de recevoir l’ordre du jour pour organiser une réunion préparatoire. En effet, cette concertation pourra tout de même être l’occasion de :

• Choisir des sujets à inscrire à l’ordre du jour
• Suivre les travaux effectués dans les différentes commissions

D’usage, c’est généralement le secrétaire du CSE qui est en charge d’organiser les réunions préparatoires. Si vous souhaitez faire entrer ces réunions dans le fonctionnement de votre CSE, vous pouvez officialiser la pratique en l’inscrivant par exemple dans votre règlement intérieur. Cela permet de se mettre d’accord sur certaines modalités (fréquence, objectifs …).

Comment s’organise le vote lors d’une réunion du CSE ?

• Les titulaires doivent être consultés sur chaque point inscrit à l’ordre du jour. Seuls les suppléants qui remplacent un titulaire sont permis de participer au scrutin. L’employeur peut également voter, mais uniquement si la question porte sur l’administration ou le fonctionnement du comité.
• Le vote se déroule à main levée, sauf dans certains cas : licenciement d’un salarié protégé ou du médecin du travail par exemple.
• Pour être valables, les résolutions doivent être prises à la majorité des membres présents lors de la réunion, et le fait de s’abstenir revient à voter contre.

Et après : comment rédiger le procès-verbal ?

À la suite d’une réunion du comité social et économique, la loi exige du secrétaire qu’il établisse un procès-verbal. Les délais et les modalités de ce dernier sont à définir par accord d’entreprise, ou bien respecter les dispositions légales par défaut (article L2315-34 du code du travail) :

• Établir le procès-verbal et le communiquer à l’employeur et aux élus sous quinze jours
• Mentionner au procès-verbal le résumé des délibérations et la décision de l’employeur concernant les propositions émises lors de la réunion précédente
• Il est à l’avantage de chacun d’être rigoureux sur l’établissement du procès-verbal, car il revêt une valeur juridique !

À noter : si vous avez le sentiment que la réunion n’a pas permis d’aborder tous les points importants, vous avez la possibilité de tenir des réunions extraordinaires. Mais contrairement aux réunions préparatoires, votre objectif est ici de convoquer également l’employeur. Ce dernier est tenu d’organiser une réunion extraordinaire du moment que la demande est motivée par un nombre conséquent d’élus. Celles-ci peuvent aussi être utiles en cas d’urgence ou de danger grave.