Covid 19 : Télétravail – Frais et cotisations sociales

Télétravail 27/042020

Covid 19 : Télétravail – Frais et cotisations sociales

Par Jean-max LLORCA

Le télétravail régulier est une forme d’organisation du travail. Elle utilise les technologies de l’information  de façon régulière hors des locaux de l’employeur. L’élu CSE veillera à une mise en place rigoureuse pour le bénéfice de ses collègues. A lire< Coronavirus: 6 recommandations pour réussir le télétravail !

Si le salarié engage des frais, une allocation forfaitaire peut être versée par l’employeur. Pour être exonéré de charge sociale, l’URSAFF autorise un montant de 10 €/mois/jour télétravail/semaine (Ex : 30€ pour 3 jours par semaine).  

Bien sûr elle peut dépasser ces limites, mais alors, pour justifier l’exonération, il faut justifier les dépenses supportées par le salarié.  

Les équipements mis à disposition par le salarié 

L’employeur fournit, installe et entretien les équipements nécessaires au télétravail régulier, sauf si le télétravailleur utilise son équipement. Alors l’employeur couvre les coûts directs. 

L’employeur fournit au télétravailleur un service approprié d’appui technique et est responsable des coûts liés à la perte ou à l’endommagement des équipements et des données utilisées par ce dernier. 

Il est conseillé de résoudre la question du financement par l’employeur avant le début du télétravail régulier les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts.  

Les frais engagés par le salarié et cotisations 

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail régulier sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations. Trois catégories de frais peuvent être identifiées : 

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition de la pièce  
  • les frais liés à l’adaptation de la pièce  
  • les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses. 

Le tableau ci-après décrit les modalités d’évaluation des frais et donc ceux exclus de la base de calcul, avec un plafonnement de 50 % de certains frais. 

Si l’évaluation de l’utilisation professionnelle repose sur une déclaration du salarié, il y a franchise de cotisations pour 50 % du nombre total d’heures.  

En cas de pandémie grippale, si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’activité professionnelle en télétravail, le coût de l’abonnement pourra être exonérée de cotisations sociales au prorata du temps de connexion. 

Titres-restaurants et télétravail 

Le télétravailleur à domicile, nomades ou en bureau satellite est un salarié à part entière. Il bénéficie des mêmes droits que ses collègues en entreprise : rémunération, politique d’évaluation, formation professionnelle, avantages sociaux : titres-restaurant, chèques vacances … 

Pour l’attribution de titres-restaurants la journée sera alors organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause repas. 

Bon à savoir, …  

Lorsque le salarié est absent, il n’engage aucun frais supplémentaire, aussi les conditions d’application de l’abattement ne sont alors plus réunies sur les sommes versées au salarié. Le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est lié à son activité et non à l’activité générale de l’entreprise.  

L’option pour l’abattement est subordonnée à l’accord du salarié ou du CSE. L’employeur doit : 

Respecter le champ des professions concernées, 

Limiter le montant de la déduction à 7 600 €/an/salarié, 

Justifier de l’absence de refus exprès du salarié ou de ses représentants, 

S’assurer de l’application de la règle du non-cumul de cette déduction avec l’exclusion de l’assiette des cotisations des sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels sauf cas particuliers. 

L’abattement ne peut ramener la base de cotisations en deçà du SMIC.  

Evaluation des frais engagés par le salarié en télétravail 

NATURE DES FRAIS EVALUATION DES FRAIS 
Loyer + Taxes d’hab. + fonc.  Charges de copro.  Assurance habitation Chauffage – Electricité. Quote-part des frais fixes au prorata de la superficie affectée au travail.  Ex. : Appart 70 m² et 10 m² au télétravail, soit 15%.   
Total frais déductible : 700€ x 15% = 105 €/mois.  
Bureau ergonomique. Fauteuil ergonomique. Meubles de rangement. Lampe de bureau. Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem. Pas dépense du salarié = pas remboursement de frais Achat du mobilier par le salarié en restant propriétaire : 50 % de la dépense réelle sur justificatifs. 
Installations de prises + modifications  Valeur réelle à rembourser  
Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre…) Frais réseau, d’abonnement (téléphonique, Internet…). Remboursement exonéré des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés. 
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Jean-max LLORCA Directeur AXIUM Directeur AXIUM - Ergonome EuropéenMaster 2 (mention TB) à Paris1 Panthéon Sorbonne - 2002Syndicaliste 1982 à 2009Expert CHSCT – Directeur c’est bien, mais quel boulot ! voir tous les articles